Collaboratif et distanciel : les bonnes pratiques pour votre équipe

collaboratif à distance

Pas facile de maintenir un esprit d’équipe et des pratiques collaboratives à distance.

C’est pourtant essentiel pour ne pas risquer :

  • Un désengagement progressif des collaborateurs
  • Une perte d’efficacité liée à la complexification de la communication (moins d’échanges informels et immédiats)
  • Une perte de dynamisme, d’innovation lié au manque d’émulation

C’est donc une priorité, même lorsque toute l’équipe est majoritairement en télétravail, le manager doit faire en sorte de maintenir des pratiques collaboratives.

Voici 3 bonnes pratiques pour maintenir une véritable dynamique collaborative et garder toute l’énergie et l’efficacité de votre équipe !

Mettre en place des rituels pour développer le sentiment d’appartenance à l’équipe

Se sentir appartenir à un collectif qui œuvre pour un objectif commun est essentiel.

Il détermine notamment notre niveau d’engagement.

 A distance tous les marqueurs de cette appartenance se font plus faibles. On se concentre sur les tâches à réaliser mais autour de nous rien ne nous rappelle cette appartenance

C’est pourquoi le manager doit engager des actions qui vont volontairement cultiver ce sentiment d’appartenance.

Il a la possibilité d’imaginer tout ce qui pourrait contribuer à cet objectif. Le plus simple : mettre en place des réunions courtes et ritualisées.

👉 Le daily meeting, réunion quotidienne d’une durée de 15 minutes permet à chacun de communiquer sur ses tâches du jour, de poser des questions ou de demander une aide.

Ce type de réunions peut être adapté à vos besoins, aux contraintes et au profil de votre équipe. On peut programmer par exemple :

👉 Une réunion 2 fois par semaine autour de « l’actu » de chacun

👉 Une réunion « météo » hebdomadaire axée sur les ressentis de chaque participant  

👉 Ou simplement une réunion tous les matins pour se dire bonjour et lancer la journée !

Il est important de distinguer ces réunions de réunions de travail, elles doivent donc rester courtes et rythmées, imposant toujours un même rituel simple et clair.

Recréer du lien concret dans l’équipe

La communication informelle à la vie dure à distance, or elle est essentielle car les liens dans l’équipe permettent plus de réactivité, de partage spontané d’informations …

Il s’agit donc tout d’abord de garder une certaine fluidité dans les échanges :

👉 encourager vos équipes à privilégier le téléphone ou les messageries instantanées (plutôt que le mail) lorsqu’en présentiel elles auraient échanger directement avec une personne.

Pour le manager, il s’agit aussi de recréer des espaces de communication dans lesquels  les collaborateurs pourront retrouver une façon de communiquer spontanée sans objectif précis.

👉 Lancer des jeux , des défis non liés à un résultat professionnel : concours photo sur son environnement, énigmes, défis liés à Halloween, Noël..

👉 Recréer des moments virtuels de pause café, permettre à chacun de proposer une pause café en visio par exemple.

Dans la relation entre le manager et chaque membre de son équipe, le manque de communication informelle va aussi être préjudiciable.

Il sera donc important de créer des moments, qui n’existaient peut être pas ou peu avant, d’écoute et d’échanges sur les ressentis de chaque collaborateur

👉 Par exemple des entretiens one to one (ils peuvent être mensuels) uniquement autour des ressentis du collaborateur, de son état d’esprit, de ses difficultés liées au nouveau fonctionnement d’équipe…

Maintenez des ateliers collaboratifs réguliers

Partage de représentations, débats, discussions autour d’objectifs ou d’étapes d’avancement… : Vous aviez commencé à instaurer de nouvelles pratiques participatives, voire d’intelligence collectives au sein de votre équipe.?

Surtout ne les laissez pas de côté ! Ne réduisez pas l’effort parce que cela vous parait plus difficile en distanciel. Certes ces pratiques s’appuient sur les échanges et la spontanéité mais cela est tout à fait possible en distanciel.

Il vous faut juste :

👉 de l’énergie pour concevoir des ateliers adaptés et donner envie à chacun de s’impliquer

👉 Une attention encore plus affutée aux ressentis de chacun car vous y avez moins facilement accès.

👉 Des idées d’ateliers collaboratifs pour varier les activités

👉 Des outils collaboratifs sur lesquels s’appuyer car pour recréer les échanges et les faciliter, vous aurez besoin d’un support commun, agréable, coloré, partagé par tous.

Ces outils vous permettront de recréer les fameux post-it mais aussi de faciliter l’expression d’idées grâce au partage des images ou de la vidéo.

Ils vous permettront aussi de lancer des timers, des sondages ou des votes…pour vos activités.

Pensez échanges, discussions, créativité, vision, brainstorming ou mind map puis inspirez vous d‘idées d’ateliers et allez les concrétiser du côté de mural.co, miro ou klaxoon, vous allez y prendre goût!

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